Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Kenneth Körner
Struktify
Mittelweg 21
22885 Barsbüttel
E-Mail: k.koerner@struktify.de
Telefon: +49 172 1862688

Hinweis zur Doppelrolle: Kalkulix ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO hinsichtlich der Daten seiner Nutzer (Handwerksbetriebe). Hinsichtlich der Endkundendaten, die Handwerksbetriebe über die Plattform verarbeiten, handelt Kalkulix als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt.

Personenbezeichnungen in dieser Datenschutzerklärung gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

2. Übersicht der Datenverarbeitungen

Kalkulix ist eine cloudbasierte Anwendung (SaaS) zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen für Handwerksbetriebe. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten verarbeitet, um den Dienst bereitzustellen und zu verbessern.

3. Erhobene personenbezogene Daten

3.1 Daten des Nutzers (Handwerksbetrieb)

3.2 Daten der Endkunden (Kunden des Handwerksbetriebs)

Hinsichtlich der Endkundendaten handelt der Anbieter als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt. Die AVV-Dokumente der eingesetzten Dienstleister sind unter Abschnitt 5 (Empfänger und Auftragsverarbeiter) verlinkt. Bei Fragen wenden Sie sich an k.koerner@struktify.de.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Nach Art. 13 Abs. 1 lit. c DSGVO informieren wir Sie über die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen, sowie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Die Angaben zur Speicherdauer finden Sie in Abschnitt 6 dieser Datenschutzerklärung.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung des Dienstes setzt der Anbieter die nachfolgend aufgeführten Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein. Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

Anthropic und OpenAI verarbeiten über die API übermittelte Daten nicht zu Trainingszwecken.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, der Anbieter ist hierzu gesetzlich verpflichtet (z. B. an Strafverfolgungsbehörden oder Finanzbehörden).

6. Speicherdauer

Nach Ablauf der jeweiligen Speicherfrist werden die Daten automatisiert gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Rechte der betroffenen Personen

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen:

7.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten, einschließlich Informationen über Verarbeitungszwecke, Datenkategorien und Empfänger.

7.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

7.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO vorliegen. Dem Löschungsanspruch können gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, beispielsweise wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.

7.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Kalkulix bietet hierfür Exportfunktionen an.

7.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) beruht, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

7.7 Keine automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Die KI-Funktionen von Kalkulix generieren Vorschläge (z. B. Materiallisten, Textentwürfe), die stets manuell durch den Nutzer geprüft und bestätigt werden müssen. Die eingesetzten KI-Funktionen fallen nicht unter die Hochrisiko-Kategorien des EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689).

7.8 Ausübung Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: k.koerner@struktify.de

Der Anbieter wird Ihren Antrag unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang bearbeiten (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

8. Datensicherheit

Der Anbieter setzt folgende technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zum Schutz Ihrer Daten ein:

• Transportverschlüsselung: Sämtliche Datenübertragungen zwischen Ihrem Browser und dem Server erfolgen ausschließlich über HTTPS (TLS).
• Passwort-Hashing: Passwörter werden mittels aktueller Verfahren (bcrypt) gespeichert. Der Anbieter hat keinen Zugriff auf Klartextpasswörter.
• Multi-Tenant-Isolation: Die Daten verschiedener Betriebe sind auf Datenbankebene strikt voneinander getrennt (company_id-basierte Isolation). Ein Zugriff auf Daten anderer Nutzer ist technisch ausgeschlossen.
• Zugriffskontrolle: Innerhalb eines Betriebs werden Berechtigungen über ein Rollensystem (Inhaber, Admin, Mitarbeiter) gesteuert.
• Hosting in der EU: Alle Daten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert.
• Regelmäßige Backups: Automatisierte Datensicherungen gewährleisten den Schutz vor Datenverlust.
• Zutrittskontrolle: Die Anwendung wird auf Servern des Hosting-Anbieters Railway betrieben. Railway betreibt die Infrastruktur in zertifizierten Rechenzentren mit physischen Zugangskontrollen, Videoüberwachung und Zutrittsprotokollierung. Details sind im Auftragsverarbeitungsvertrag mit Railway geregelt.

9. Cookies und localStorage

9.1 Kalkulix verwendet keine Cookies zu Tracking-, Analyse- oder Werbezwecken.

9.2 Kalkulix nutzt ausschließlich die Browser-Technologie localStorage, um das Authentifizierungs-Token für die laufende Sitzung zu speichern. Dies ist technisch notwendig für die Funktion des Dienstes und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch erforderlicher Zugriff).

9.3 Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich, da es sich ausschließlich um technisch notwendige Speicherung handelt.

10. Kein Tracking und keine Analyse

10.1 Kalkulix setzt keine Webanalyse-Dienste (z. B. Google Analytics) ein.

10.2 Kalkulix setzt keine Tracking-Technologien ein.

10.3 Kalkulix schaltet keine Werbung und gibt keine Daten an Werbenetzwerke weiter.

11. Kontakt Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:

Kenneth Körner
E-Mail: k.koerner@struktify.de
Telefon: +49 172 1862688

Da das Unternehmen weniger als 20 Personen beschäftigt, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind, ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten gemäß § 38 BDSG nicht erforderlich.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98
24103 Kiel
www.datenschutzzentrum.de

Eine Übersicht aller Landesdatenschutzbeauftragten finden Sie unter:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html

Stand: April 2026

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Stand: April 2026 | Gültig ab: April 2026 | B2B (Unternehmer gemäß § 14 BGB)

§ 1 Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend "AGB") gelten für die Nutzung der webbasierten Software-as-a-Service-Anwendung "Kalkulix" (nachfolgend "Dienst"), bereitgestellt von:

Kenneth Körner
Struktify
Mittelweg 21
22885 Barsbüttel
E-Mail: k.koerner@struktify.de
Telefon: +49 172 1862688
(nachfolgend "Anbieter")

Personenbezeichnungen in diesen AGB gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

1.2 Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB (nachfolgend "Nutzer"). Kalkulix richtet sich ausschließlich an gewerbliche Nutzer. Eine Nutzung durch Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist nicht vorgesehen.

1.3 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Nutzers werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn und soweit der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

§ 2 Vertragsgegenstand

2.1 Kalkulix ist eine cloudbasierte Anwendung (SaaS) zur Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Kalkulationen für Handwerksbetriebe. Die Anwendung wird als Progressive Web App (PWA) über das Internet bereitgestellt.

2.2 Der Anbieter stellt dem Nutzer die Anwendung in der jeweils aktuellen Version zur Nutzung über das Internet zur Verfügung. Der Funktionsumfang richtet sich nach dem gewählten Tarif und der aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website des Anbieters.

2.3 Der Anbieter entwickelt Kalkulix kontinuierlich weiter. Der Anbieter ist berechtigt, den Funktionsumfang zu erweitern, zu verändern oder einzelne Funktionen einzustellen, sofern der wesentliche Vertragszweck dadurch nicht beeinträchtigt wird und der Nutzer mindestens 4 Wochen vor dem Inkrafttreten informiert wird.

§ 3 Registrierung und Nutzerkonto

3.1 Die Nutzung von Kalkulix setzt eine Registrierung voraus. Der Nutzer ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen und diese bei Änderungen innerhalb von 4 Wochen nach der Änderung zu aktualisieren.

3.2 Der Nutzer ist für die Geheimhaltung seiner Zugangsdaten selbst verantwortlich. Der Nutzer haftet für sämtliche Aktivitäten, die unter seinem Nutzerkonto vorgenommen werden. Die Haftung entfällt, soweit der Nutzer den Missbrauch nicht zu vertreten hat und die nach §3.3 vorgesehene Mitteilung unverzüglich erfolgt ist.

3.3 Der Nutzer hat den Anbieter unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 48 Stunden, zu informieren, wenn Anhaltspunkte für einen Missbrauch seines Nutzerkontos durch Dritte bestehen.

3.4 Der Nutzer kann innerhalb seines Kontos weitere Benutzer anlegen (z. B. Mitarbeiter). Die Anzahl der zulässigen Benutzer richtet sich nach dem gewählten Tarif. Der Nutzer ist für die Einhaltung dieser AGB durch alle unter seinem Konto angelegten Benutzer verantwortlich.

§ 4 Kostenlose Testphase

4.1 Neue Nutzer erhalten eine kostenlose Testphase von 14 Tagen ab Registrierung. Während der Testphase steht der volle Funktionsumfang des gewählten Tarifs zur Verfügung.

4.2 Für die Testphase ist keine Angabe von Zahlungsinformationen erforderlich.

4.3 Nach Ablauf der Testphase wird der Zugang gesperrt, sofern der Nutzer keinen kostenpflichtigen Tarif abgeschlossen hat. Bereits eingegebene Daten werden für weitere 30 Tage gespeichert, um dem Nutzer den Wechsel zu einem kostenpflichtigen Tarif zu ermöglichen. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht.

4.4 Während der Testphase kann der Vertrag jederzeit ohne Angabe von Gründen und ohne Kosten beendet werden.

§ 5 Preise und Zahlungsbedingungen

5.1 Die Nutzung von Kalkulix ist nach Ablauf der Testphase kostenpflichtig. Es stehen folgende Tarife zur Verfügung:

5.2 Alle angegebenen Preise verstehen sich als Nettopreise zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer.

5.3 Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus. Die Rechnung wird dem Nutzer elektronisch per E-Mail zugestellt.

5.4 Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug zur Zahlung fällig.

Der Nutzer ist verpflichtet, eine gültige und regelmäßig abgerufene E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Rechnungen gelten als zugegangen, wenn sie an die vom Nutzer hinterlegte E-Mail-Adresse versandt wurden und kein technischer Fehler bei der Zustellung vorlag. Der Nutzer trägt das Risiko, dass E-Mails seinen Posteingang nicht erreichen, sofern dies nicht auf einem Fehler des Anbieters beruht.

5.5 Der Anbieter behält sich das Recht vor, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 4 Wochen zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums anzupassen. Der Nutzer hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisänderung.

5.6 Kommt der Nutzer mit der Zahlung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zum Dienst nach erfolgloser Mahnung mit angemessener Nachfristsetzung vorübergehend zu sperren. Die Zahlungspflicht besteht auch während der Sperrung fort.

§ 6 Vertragslaufzeit und Kündigung

6.1 Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

6.2 Der Vertrag kann von beiden Seiten jederzeit mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats ordentlich gekündigt werden.

6.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn:

• der Nutzer trotz Mahnung mit der Zahlung von mindestens zwei Monatsbeträgen in Verzug ist,
• der Nutzer den Dienst missbräuchlich oder rechtswidrig nutzt,
• der Nutzer gegen wesentliche Bestimmungen dieser AGB verstößt.

6.4 Die Kündigung bedarf der Textform (E-Mail ist ausreichend).

6.5 Nach Vertragsende stellt der Anbieter dem Nutzer seine Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen zum Export zur Verfügung. Nach Ablauf dieser Exportfrist werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 7 Leistungsbeschreibung

7.1 Kalkulix bietet je nach gewähltem Tarif insbesondere folgende Funktionen:

• Erstellung und Verwaltung von Angeboten und Rechnungen
• Kundenverwaltung (Stammdaten der Endkunden)
• Material- und Leistungskalkulation
• KI-gestützte Extraktion von Materiallisten aus Fotos und Dokumenten
• Spracheingabe für Positionen und Notizen (KI-gestützte Spracherkennung)
• Export von Dokumenten als PDF
• Mehrbenutzer-Zugang mit Rollensystem (Inhaber, Admin, Mitarbeiter)
• Digitale Unterschriftenfunktion für Dokumente

7.2 Der genaue Funktionsumfang richtet sich nach dem gewählten Tarif und der aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website des Anbieters.

7.3 Der Anbieter ist berechtigt, Funktionen weiterzuentwickeln und anzupassen. Wesentliche Einschränkungen des Leistungsumfangs werden dem Nutzer mindestens 4 Wochen im Voraus mitgeteilt.

§ 8 Verfügbarkeit

8.1 Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit des Dienstes von 99,0 % im Monatsmittel an. Diese Angabe stellt keine vertraglich garantierte Verfügbarkeit dar und begründet keinen Schadensersatzanspruch bei Unterschreitung.

8.2 Von der Verfügbarkeitsberechnung ausgenommen sind:

• geplante Wartungsarbeiten, die mindestens 48 Stunden im Voraus per E-Mail oder Inapp-Hinweis angekündigt werden,
• Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen (höhere Gewalt, Störungen beim Hosting-Provider, Internetausfälle),
• Störungen, die durch den Nutzer oder Dritte verursacht werden.

8.3 Geplante Wartungsarbeiten werden bevorzugt in nutzungsarme Zeiten gelegt. Das reguläre Wartungsfenster ist samstags und sonntags zwischen 02:00 Uhr und 06:00 Uhr (MEZ/MESZ).

8.4 Der Anbieter wird den Nutzer über bekannte Ausfälle und deren voraussichtliche Dauer informieren, sofern dies technisch möglich ist.

§ 9 Datenspeicherung und Backups

9.1 Der Anbieter speichert die Daten des Nutzers auf Servern innerhalb der Europäischen Union (Railway, EU-Rechenzentren).

9.2 Der Anbieter erstellt regelmäßige automatisierte Backups der Nutzerdaten. Backups dienen der Wiederherstellung im Falle technischer Störungen und begründen keinen Anspruch des Nutzers auf Wiederherstellung einzelner, vom Nutzer selbst gelöschter Daten.

9.3 Der Nutzer ist angehalten, eigene Sicherungskopien seiner Daten durch regelmäßigen Export zu erstellen. Der Anbieter stellt hierfür Exportfunktionen bereit (PDF, JSON).

9.4 Speicherfristen richten sich nach der Datenschutzerklärung des Anbieters und den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gemäß § 15 dieser AGB.

§ 10 Haftungsbeschränkung

Wichtiger Hinweis: Kalkulix unterstützt bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen. Die inhaltliche und rechtliche Richtigkeit der erstellten Dokumente liegt ausschließlich in der Verantwortung des Nutzers. Der Anbieter haftet nicht für falsche Berechnungen, fehlende Pflichtangaben, steuerrechtliche Fehler oder sonstige inhaltliche Mängel der vom Nutzer erstellten Dokumente.

10.1 Kalkulix ist kein Steuerberatungs- oder Rechtsberatungsdienst. Der Nutzer ist verpflichtet, die mit Kalkulix erstellten Dokumente eigenständig auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen und bei Bedarf fachkundigen Rat einzuholen.

10.2 Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung des Anbieters beruhen, sowie für Schäden, die von der Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz umfasst sind.

10.3 Für sonstige Schäden haftet der Anbieter nur, soweit diese auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Anbieters oder eines seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

10.4 Bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) haftet der Anbieter auch bei leichter Fahrlässigkeit, jedoch begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf.

10.5 Die Haftung für Datenverlust wird auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei regelmäßiger und gefahrentsprechender Anfertigung von Sicherungskopien durch den Nutzer eingetreten wäre.

10.6 Eine weitergehende Haftung des Anbieters ist ausgeschlossen.

§ 11 KI-gestützte Funktionen

11.1 Kalkulix setzt für bestimmte Funktionen Künstliche Intelligenz (KI) ein, insbesondere für:

• die automatische Extraktion von Materiallisten aus Bildern und Dokumenten,
• die Spracherkennung bei der Spracheingabe.

KI-generierte Inhalte sind Vorschläge und können fehlerhaft sein. Der Nutzer ist verpflichtet, alle KI-generierten Inhalte vor der Verwendung sorgfältig zu prüfen und bei Bedarf zu korrigieren.

11.2 Für die KI-Funktionen werden Daten an Drittanbieter übermittelt (Anthropic für Textanalyse und Bildauswertung, OpenAI für Spracherkennung). Einzelheiten regelt die Datenschutzerklärung des Anbieters.

11.3 Der Anbieter haftet nicht für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Eignung der KI-generierten Inhalte. § 10 (Haftungsbeschränkung) gilt entsprechend.

§ 12 Nutzungsrechte und Nutzungspflichten

12.1 Der Anbieter räumt dem Nutzer für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht ein, den Dienst im Rahmen dieser AGB zu nutzen.

12.2 Die in Kalkulix vom Nutzer eingegebenen Daten und erstellten Dokumente verbleiben im Eigentum des Nutzers. Der Anbieter erwirbt daran keine Rechte, die über das zur Erbringung des Dienstes erforderliche Maß hinausgehen.

12.3 Der Nutzer verpflichtet sich:

• den Dienst nicht missbräuchlich zu nutzen,
• keine rechtswidrigen Inhalte über den Dienst zu verbreiten oder zu speichern,
• die Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen,
• den Dienst nicht zu dekompilieren, zu disassemblieren oder in anderer Weise zu reverse-engineeren,
• den Dienst nicht in einer Weise zu nutzen, die die Infrastruktur des Anbieters unverhältnismäßig belastet.

12.4 Der Nutzer stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer rechtswidrigen Nutzung des Dienstes durch den Nutzer entstehen.

§ 13 Mitwirkungspflichten und Datensicherung

13.1 Der Nutzer ist verpflichtet, angemessene Vorkehrungen zur Sicherung seiner Zugangsdaten und der über Kalkulix verarbeiteten Daten zu treffen. Dazu gehören insbesondere die Verwendung sicherer Passwörter, die Nutzung aktueller Browser und Betriebssysteme sowie der Schutz der eingesetzten Endgeräte vor unbefugtem Zugriff.

13.2 Der Nutzer ist für die regelmäßige Sicherung seiner Daten durch Nutzung der bereitgestellten Exportfunktionen selbst verantwortlich. Der Anbieter haftet nicht für Datenverluste, die durch unterlassene Datensicherung seitens des Nutzers entstehen.

13.3 Der Nutzer stellt sicher, dass alle unter seinem Konto angelegten Benutzer über die geltenden Sicherheitsanforderungen informiert sind.

§ 14 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

14.1 Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Nutzers gemäß den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

14.2 Einzelheiten zur Datenverarbeitung ergeben sich aus der Datenschutzerklärung des Anbieters unter kalkulix.de/legal.

14.3 Soweit der Nutzer über Kalkulix personenbezogene Daten seiner Endkunden verarbeitet, handelt der Anbieter als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt, der auf Anfrage zur Verfügung gestellt wird und Bestandteil dieses Vertrags ist.

14.4 Der Nutzer trägt als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO die Verantwortung dafür, dass er berechtigt ist, die über Kalkulix verarbeiteten personenbezogenen Daten seiner Endkunden zu verarbeiten.

§ 15 GoBD-Konformität und Aufbewahrungspflichten

15.1 Kalkulix unterstützt die Erstellung von Geschäftsdokumenten nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD). Der Anbieter stellt Funktionen bereit, die dem Nutzer die Einhaltung formaler Anforderungen an Rechnungen und Angebote erleichtern.

15.2 Der Nutzer ist selbst verantwortlich für die Einhaltung der ihn betreffenden steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten, insbesondere:

• 10 Jahre für Rechnungen und steuerrelevante Unterlagen (§ 147 Abgabenordnung),
• 6 Jahre für Geschäftsbriefe und Angebote (§ 257 Handelsgesetzbuch).

15.3 Kalkulix stellt Exportfunktionen bereit (PDF, JSON), die dem Nutzer ermöglichen, seine Dokumente für die Erfüllung seiner Aufbewahrungspflichten zu sichern. Der Nutzer ist verpflichtet, diese Möglichkeit zu nutzen und eine eigene revisionssichere Archivierung sicherzustellen.

15.4 Der Anbieter ist nicht verpflichtet, Daten des Nutzers über das Vertragsende hinaus zu speichern. Nach Vertragsende stellt der Anbieter die Daten für 30 Tage zum Export bereit. Der Nutzer ist verpflichtet, innerhalb dieser Frist alle für seine Aufbewahrungspflichten relevanten Daten zu exportieren und eigenständig zu archivieren.

15.5 Der Anbieter übernimmt keine Haftung dafür, dass die mit Kalkulix erstellten Dokumente den für den Nutzer im Einzelfall geltenden steuerrechtlichen oder handelsrechtlichen Anforderungen genügen. Der Nutzer ist angehalten, dies eigenständig zu prüfen und im Zweifel steuerlichen Rat einzuholen.

§ 16 Datenportabilität und Wechselunterstützung

16.1 Der Nutzer hat das Recht, seine in Kalkulix gespeicherten Daten jederzeit in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu exportieren. Dieses Recht besteht unabhängig vom Vertragsende.

16.2 Kalkulix stellt hierfür kostenlose Exportfunktionen bereit. Exportiert werden können insbesondere:

• alle erstellten Angebote und Rechnungen als PDF,
• Kundenstammdaten und Dokumentendaten im JSON-Format.

16.3 Bei Vertragsende unterstützt der Anbieter den Nutzer für einen Zeitraum von 30 Tagen beim Datenexport. Der Anbieter beantwortet innerhalb dieser Frist Exportanfragen und stellt sicher, dass der Nutzer alle seine Daten vollständig abrufen kann.

16.4 Der Anbieter setzt keine technischen Maßnahmen ein, die den Wechsel des Nutzers zu einem anderen Anbieter erschweren oder verhindern. Es fallen keine Wechselgebühren an.

16.5 Nach Ablauf der 30-tägigen Exportfrist werden die Daten des Nutzers gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 17 Änderungen der AGB

17.1 Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, sofern die Änderung unter Berücksichtigung der Interessen des Anbieters für den Nutzer zumutbar ist.

17.2 Der Anbieter wird den Nutzer mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten der Änderungen per E-Mail informieren. Die Änderungen gelten als genehmigt, wenn der Nutzer nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung in Textform widerspricht. Der Anbieter wird in der Änderungsmitteilung ausdrücklich auf das Widerspruchsrecht, die Widerspruchsfrist und die Folgen des Widerspruchs hinweisen.

17.3 Widerspricht der Nutzer der Änderung innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung, besteht der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fort. Der Anbieter hat in diesem Fall das Recht, den Vertrag mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende ordentlich zu kündigen.

§ 18 Schlussbestimmungen

18.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

18.2 Ist der Nutzer Kaufmann oder Kauffrau, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag der Sitz des Anbieters (Barsbüttel).

18.3 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt eine wirksame und durchführbare Bestimmung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung am nächsten kommt.

18.4 Der Anbieter ist berechtigt, seine Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag ganz oder teilweise auf Dritte zu übertragen. Der Nutzer wird hierüber mindestens 4 Wochen im Voraus informiert und erhält ein Sonderkündigungsrecht.

18.5 Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Textformerfordernisses.

Stand: April 2026